Informativa Clienti e Fornitori ai sensi del Regolamento EU 679/2016

Con la presente Vi informiamo che per la gestione e l’esecuzione dei rapporti con i propri interlocutori, Polynt Spa ha necessità di acquisire, attraverso il sito web, verbalmente, direttamente o tramite terzi, alcuni dati qualificati come “dati personali” ai sensi del d.lgs. n. 196/2003 e ss.mm.ii. (di seguito “Codice Privacy”) e del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “GDPR” e collettivamente Codice Privacy e GDPR “Normativa Applicabile”) .
A tal fine, ai sensi dell’articolo 13 del GDPR Vi invitiamo a prendere visione della seguente informativa.

Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Polynt S.p.A. corrente in Scanzorosciate (BG), via Enrico Fermi, 51, ( di seguito “ Titolare”). I suoi dati di contatto sono i seguenti: privacy@polynt.com

Finalità del trattamento e Base Giuridica: obbligo e facoltà del conferimento
I dati personali vengono trattati dalla nostra organizzazione per le seguenti finalità:
a) Adempimento delle obbligazioni precontrattuali e contrattuali nonché gestione del rapporto contrattuale (es: attività finalizzate alla conclusione del contratto, fatturazione, gestione dei reclami, assistenza pre/ post vendita, etc…);
b) Esecuzione del contratto;
c) Esercizio dei diritti e interessi legittimi del Titolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo: la valutazione economico-finanziaria, richiesta di documentazione che attesti il possesso di determinati requisiti, il diritto di difesa in giudizio, operazioni di natura amministrativo-contabile connesse ad esigenze organizzative interne alla tenuta della contabilità interna, ai controlli;
d) adempimento delle obbligazioni previste dalle normative vigenti nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, anche connesse al rapporto contrattuale.

Le basi giuridiche del trattamento sono: l’esecuzione di misure precontrattuali e del contratto tra le parti, l’adempimento di obblighi legali nonché il legittimo interesse consistente nella necessità di garantire il corretto funzionamento dell’organizzazione interna. Pertanto il trattamento dei dati personali di cui alle lettere a), b), c), d) è lecito e non necessita di preventivo consenso così come previsto dall’ art. 6 GDPR.
Il conferimento dei suoi dati per le finalità a) b) c) d) di cui sopra è facoltativo, tuttavia il mancato conferimento comporta l’impossibilità di concludere il contratto o di fornirle i servizi da lei richiesti.

Modalità di trattamento e tempi di conservazione
Il trattamento dei dati avverrà mediante strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza e sarà effettuato sia con l’utilizzo di supporto cartaceo, sia con l’ausilio di strumenti elettronici informatici e telematici atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi.
I dati verranno conservati per il periodo di tempo necessario a raggiungere le finalità per cui sono stati raccolti e successivamente trattati. Dopo la conclusione del rapporto contrattuale il Titolare potrà conservare alcuni dati per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge, e comunque non inferiore al periodo di prescrizione ordinaria dei diritti.

Categorie di destinatari. Soggetti che possono venire a conoscenza dei dati

I dati personali da Voi forniti o acquisiti nel periodo precontrattuale e in conseguenza del rapporto contrattuale potranno essere comunicati ai seguenti soggetti che svolgono funzioni strettamente connesse o strumentali alla nostra attività:
– Personale di Polynt S.p.A. in qualità di incaricati al trattamento per la gestione delle pratiche relative al contratto tra le parti; il personale è stato debitamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali ai sensi della Normativa Applicabile;
– Soggetti la cui attività è necessaria per l’esecuzione dei contratti di cui Lei è parte o per adempiere a verifiche prima della conclusione del contratto (es: Istituti di credito per operazioni di incassi e pagamenti; Istituti Società che forniscono informazioni commerciali; Società di recapito della corrispondenza) o studi legali per la tutela dei diritti. Tali soggetti operano in qualità di Titolari autonomi.
– Soggetti terzi a cui la nostra azienda, per realizzare le finalità sopra indicate, eventualmente esternalizza talune attività di trattamento dei Vostri dati personali quali ad esempio: Società o consulenti che possono prestare servizi relativi alla tenuta dei libri contabili e alla corretta esecuzione degli adempimenti fiscali e di legge, servizi amministrativi, di revisione, di gestione del sistema informativo, di cloud computing, di riscossione del credito, di archiviazione di massa. Tali soggetti operano per conto della nostra azienda e per questo motivo sono di volta in volta appositamente nominati Responsabili Esterni ex art. 28 GDPR.
– Pubbliche Amministrazioni in adempimento ad obblighi di legge, organi di stato preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti contabili e fiscali previsti dalla legge, alle autorità di sicurezza e, più in generale, ai soggetti ai quali la facoltà di accedere ai dati sia riconosciuta da specifiche disposizioni di legge o da un provvedimento emesso da una autorità a ciò legittimata dalla legge.

I dati personali da Voi forniti potranno inoltre essere comunicati alle Società facenti parte del Gruppo aziendale (le società controllanti, controllate o collegate ai sensi dell’articolo 2359 del codice civile ovvero le società sottoposte a comune controllo, nonché i soggetti aderenti a consorzi, reti di imprese e raggruppamenti e associazioni temporanei di imprese), che, dato il nostro carattere internazionale, potranno essere ubicate all’estero, anche al di fuori della Unione Europea.
Si precisa che, per dati personali s’intendono principalmente i dati di contatto (i.e. e-mail aziendale, nome e cognome del legale rappresentante, nonché del firmatario del contratto), e che comunque l’ eventuale comunicazione dei dati personali sarà strettamente legata all’esecuzione del contratto.
I vostri dati non saranno diffusi, vale a dire che non saranno resi conoscibili a soggetti indeterminati.

I Vostri diritti
Nei limiti della Normativa Applicabile, l’interessato ha il diritto di chiedere ad Polynt Spa, in qualunque momento, l’accesso ai propri Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, la limitazione del trattamento la portabilità dei dati nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano, salvo di quei Dati Personali essenziali per Polynt Spa per adempiere i propri obblighi di legge. Potrà ottenere ciò inviando una richiesta scritta indirizzata al Titolare del trattamento all’indirizzo postale o tramite e-mail, come indicato nel precedente punto a).
Ai sensi della Normativa Applicabile, l’Interessato ha in ogni caso il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritenesse che il trattamento dei propri Dati Personali sia contrario alla normativa vigente, o agire in sede giudiziale.

POLYNT SPA

Documento: Edizione n. 3 del 27/06/2019